Il n’y a pas si longtemps que ça, je n’étais pas très organisée. J’essayais de tout garder en tête et j’en oubliais la moitié. Pire, je me réveillais en sursaut la nuit pour me rappeler de faire telle ou telle tâche le lendemain matin. C’est de l’histoire ancienne ! J’ai appris à m’organiser et aujourd’hui je suis plus concentrée et productive. Parce que oui, l’organisation ce n’est pas inné pour tout le monde : ça s’apprend ! Voici une compilation d’astuces qui m’ont vraiment beaucoup aidée ! La plupart viennent des livres « Getting Things Done » de David Allen, et « La 25ème Heure » de Bao Dinh, Guillaume Declair et Jérôme Dumont. Je vous conseille également, si vous parlez anglais, de suivre la youtubeuse Australienne Muchelle B qui produit des contenus clairs, précis et vraiment bien pensés pour s’organiser.
Toujours tout écrire, le secret d’une bonne organisation !
C’est probablement ce qui a le plus changé ma vie ! Avant je faisais confiance à ma mémoire « pas besoin de noter cette sortie, c’est dans 2 jours » ! Mais ce système a deux défauts. Le premier, c’est que parfois la mémoire nous joue des tours et on oublie des événements importants… Le second, c’est qu’on surcharge notre cerveau avec des infos dont il doit se souvenir. Bilan : des insomnies, un surplus de stress, des difficultés à se concentrer et tout ça pour rien : il suffit de prendre en note la moindre information ! Comme le dit très bien le roi de la productivité :
« Votre cerveau est fait pour avoir des idées, pas pour les retenir. »
— David Allen
Adopter le combo agenda + carnet de notes
De mon expérience, un agenda seul ne suffit pas, il faut l’accompagner d’un outil pour la prise de notes. Que vous soyez plutôt team papier ou team digital, peu importe, du moment que vous trouvez les outils qui vous conviennent ! Après des années à batailler avec un agenda classique qui ne me convenait pas, j’ai découvert et adopté les joies du Bullet Journal. J’ai trouvé le système plus souple et j’ai adoré la combinaison agenda/listes/prise de notes. Depuis j’ai abandonné le papier au profit d’un système 100% en ligne : j’utilise mon Google Agenda au quotidien, et l’incroyable application Notion qui centralise toutes mes listes et prises de notes.
Créer (ou copier) un système d’organisation
Le Système, c’est le fil rouge du livre best seller de David Allen. Il va diviser en plusieurs catégories toutes les tâches, documents, réflexions de cette manière :
- Peut être : pour tout ce qu’on a envie de garder en tête pour plus tard, mais qui n’arrivera pas sous peu. Par exemple, vous avez envie de voyager en Italie et vous avez vu passer sur Insta un joli AirBnb. Ce n’est pas urgent, mais vous avez envie de garder cette information pour plus tard.
- Référence : ce sont des informations utiles qui vont vous servir plus tard. Par exemple, le mode d’emploi de votre appareil photo ou votre numéro d’abonné mutuelle.
- Projets : ce sont des tâches divisibles en petites actions. Rédiger un article de blog sur l’organisation est un projet, partir dans le sud de la France à la fin du mois également.
- En attente : parfois on est bloqués pour aller plus loin. On attend que le standard rouvre, ou encore il nous manque une information que X doit nous envoyer. C’est indispensable de noter les tâches en attente pour pouvoir relancer les personnes au bon moment.
- Calendrier : on note sur son agenda tous les évènements ou tâches qui doivent être faites à une date précise.
- To-do : on note tout ce qu’on doit faire quand on a du temps devant nous.
- Et bien sûr, tout ce qui ne rentre dans aucune de ces catégories, doit aller dans la poubelle.
Digitaliser un maximum
J’ai dit un peu plus haut que vous pouviez choisir entre papier et supports web… Mais j’ai menti. Si j’ai mis plusieurs années à me défaire de mon agenda papier, je reconnais aujourd’hui tous les bienfaits d’un système d’organisation en ligne ! Synchronisation entre mon ordinateur et mon téléphone, possibilité de partager des notes ou rendez-vous avec mes proches, et surtout : je l’ai toujours sur moi. Même si je me surprends encore à lorgner sur des superbes agendas papier (ceux de la marque Rifle Paper Co sont les plus beaux !) j’ai réussi à mettre ma passion pour la belle papeterie de côté !
Trier sa to-do en catégories en fonction du contexte
Un peu plus haut, je vous ai dit que mon système repose en partie sur une to-do list dans laquelle je note absolument tout ce que j’ai à faire. Réserver un resto pour le week end, changer mon adresse postale à la banque ou encore acheter une ampoule E15 à LED : tout y est. J’ai simplement ajouté des catégories pour m’y retrouver plus facilement. Les tâches peuvent appartenir à plusieurs catégories. Ce sont les suivantes :
- Maison : pour tout ce qui peut se faire depuis chez moi
- Extérieur : pour tout ce qui se fait… à l’extérieur
- Téléphone : pour tout ce qui nécessite un appel
- En attente : pour toutes les tâches que je ne peux pas réaliser sans
- Admin : pour toutes les tâches administratives
- Travail : pour toutes les tâches pro
- B : pour toutes les décisions que je dois prendre avec mon conjoint
Comme ça, quand je fais les courses je jette un oeil à ma catégorie « Extérieur », quand j’ai quelques minutes au calme je regarde la to-do « Téléphone » etc.
Opter pour une routine de remise à zéro hebdomadaire
C’est le RDV organisation que j’ai avec moi même chaque semaine. En fin de semaine je range toutes mes boîte mail, les fichiers sur le bureau de mon ordinateur, le dossier téléchargement, le courrier papier reçu… J’ajoute tous les événements prévus à mon agenda, je liste mes nouvelles tâches dans les to-do, je coche ce qui a été fait pendant la semaine et je fais la revue de mes listes et objectifs. Bref je commence la nouvelle semaine en sachant que tout est prêt ! Je le fais pour mon organisation perso mais également au boulot : le dernier quart d’heure de chacun de mes vendredis y est consacré !
Ma routine hebdomadaire au sein de l’application Notion
Faire des notes pour centraliser les informations
Il y a plein d’actions pour lesquelles on est toujours en train de chercher des informations à droite et à gauche. Je vais vous donner un exemple concret : j’ai une note dans mon application Notion sur mon chat. Dedans il y a les liens vers tous les produits que j’achète régulièrement en ligne pour lui (croquettes, litière etc), les coordonnées de ses deux vétérinaires, la date de son prochain vaccin à prévoir et les informations nécessaire pour sa puce électronique si jamais je le perds. Tout ça au même endroit. Sans cette note : je devrais regarder mes historiques de commandes dans mes mails pour savoir quels produits racheter, chercher sur google maps les coordonnées du véto dont j’oublie toujours le nom, vérifier dans le carnet de santé la date de sa dernière vaccination pour calculer la prochaine, et chercher dans un tiroir le papier avec toutes les infos de sa puce électronique. Ça fait 4 endroits où se trouvent les informations, moitié en ligne, moitié sur papier. Ça m’a pris à peine 10 minutes de tout réunir dans cette note, et maintenant elle me sert dès que j’ai besoin d’une de ces informations. Appliquez cette démarche pour toutes les choses à penser dans votre vie, et vous gagnez un temps précieux au quotidien !
Prévoir des sessions de tâches administratives
Les tâches administratives qu’on repousse sans cesse au lendemain, ça vous parle ? Moi oui ! Je les ajoute à ma to-do jusqu’au jour où je me pousse à faire une demie-journée pendant laquelle j’abats ces tâches à la chaîne. Je prévois une activité cool à faire juste après, pour me récompenser !
Relire ses listes
Avoir une to-do list interminable peut aussi être décourageant ! Il est important de revenir régulièrement sur sa liste de tâche et voir ce qu’on peut essayer de déléguer ou supprimer, ce qu’on ne fera pas ou qui n’a plus lieu d’être. Et également se demander… si un élément reste trop longtemps sans être coché : qu’est-ce que cela traduit ?
Découper les projets en tâches
Si il y a des choses qui restent dans votre to-do list sans avancer, c’est peut être que ces projets sont trop gros, et donc un peu effrayants à débuter. C’est difficile de savoir par où commencer. Découper chaque tâche en micro-actions, c’est vous assurer de les réaliser plus facilement !
Avoir un gestionnaire de mots de passe
Combien de fois vous avez perdu du temps à chercher un mot de passe oublié ? J’utilise l’outil Last Pass depuis quelques années, je retrouve tous mes mots de passe en quelques clics, sur mon ordinateur ou mon téléphone. Ça me fait gagner un temps fou et je n’ai plus qu’un seul mot de passe compliqué à mémoriser !
La méthode de l’inbox zéro
C’est une règle absolue en matière de productivité. Boîte mail pro ou perso, je termine chaque journée avec zéro mail dans ma boîte. Tous mes mails sont ainsi traités / supprimés / archivés. Parce qu’avoir une boîte remplie, ça décourage et ça prend de la place mentalement ! De la même manière, je ne reçois quasi plus de newsletters, et je me désinscris dès que l’une d’elles ne m’intéresse plus. Voici comment avoir une boîte mail vide :
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- Mail qui ne demande aucune action -> Archiver tout de suite ou supprimer
- Mail qui demande une action qu’on peut réaliser tout de suite -> Réaliser l’action + archiver ou supprimer
- Mail qui demande une action qu’on ne peut pas réaliser tout de suite -> Ajouter l’action à la to do list + archiver
J’espère que ces conseils vous aideront à trouver le système d’organisation qui fonctionne pour vous. Il peut être long à mettre en place et ce n’est pas grave. Prenez le temps de tester des outils et des méthodes jusqu’à trouver ce qui fonctionne pour vous. Pour encore plus de contenus sur l’organisation, n’hésitez pas à jeter un oeil sur notre challenge 21 jours pour tout trier. Et si vous avez vous-même des astuces qui ont fait leurs preuves, n’hésitez pas à nous les partager !